Simples Nacional: Guia Completo para Escolha, Cálculo e Vantagens

Ao abrir uma empresa no Brasil, um dos primeiros e mais relevantes passos é a escolha do regime tributário. Essa definição afetará diretamente os custos, as rotinas fiscais e até as possibilidades de crescimento. Por experiência na Viva Contabilidade, sempre reforçamos a importância de contar com o suporte de um contador desde o planejamento inicial. O regime precisa ser adequado aos objetivos do negócio, levando em consideração o curto, médio e longo prazo, além de garantir que toda a documentação esteja rigorosamente em ordem.

O que é o Simples Nacional?

O Simples Nacional é um regime tributário simplificado, criado em 2006 pela Lei Complementar 123, que unifica o pagamento de vários tributos em uma única guia para microempresas (ME), empresas de pequeno porte (EPP) e também para o MEI. Seu principal objetivo é a redução da burocracia e dos custos, tornando mais simples o dia a dia do pequeno negócio.

Tudo em um só lugar, de forma unificada.

O Simples permite o cumprimento de obrigações fiscais e a resolução de dúvidas pelo Portal do Simples Nacional. O sistema abrange a União, o Distrito Federal e os municípios. A gestão é feita por um Comitê com membros da Receita Federal, dos Estados, DF e Municípios.

Tributos incluídos no Simples Nacional

Ao optar pelo Simples, a empresa passa a recolher os seguintes tributos em uma única guia mensal:

• Imposto de Renda Pessoa Jurídica (IRPJ)
• Contribuição Social sobre o Lucro Líquido (CSLL)
• Programa de Integração Social (PIS)
• Programa de Formação do Patrimônio do Servidor Público (Pasep)
• Contribuição para o Financiamento da Seguridade Social (Cofins)
• Imposto sobre Produtos Industrializados (IPI)
• Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços (ICMS)
• Imposto sobre Serviços (ISS)
• Contribuição Patronal Previdenciária (CPP/INSS)

Critérios e requisitos para adesão

Para aderir ao Simples Nacional, a empresa deve atender cumulativamente a:

• Faturamento bruto de até R$ 4,8 milhões nos últimos 12 meses;
• Não participar do capital de outra pessoa jurídica nem ter outra PJ em seu quadro;
• Sócios apenas pessoas físicas, residentes no Brasil;
• Sem débitos com a Receita Federal, Estadual, Municipal ou Previdência;
• Não ser sociedade por ações (S.A.);
• A atividade exercida deve estar permitida nos anexos da lei;
• Atender eventuais outros requisitos específicos.

É sempre importante lembrar: mesmo cumprindo todos os pontos acima, a atividade econômica pode ser impeditiva. Consultar o CNAE da empresa antes de aderir é fundamental.

Atividades vedadas ao Simples Nacional

Algumas atividades não podem optar pelo Simples, por previsão legal:

• Instituições financeiras em geral (bancos, corretoras, factoring, etc.);
• Transporte intermunicipal ou interestadual de passageiros fora dos parâmetros previstos;
• Empresas de distribuição ou geração de energia elétrica;
• Fabricação ou importação de veículos automotores;
• Comércio ou produção no atacado de cigarros, armas, bebidas alcoólicas (com exceção de microprodutores);
• Comércio ou produção de armas e munições;
• Cessão de mão de obra;
• Incorporação e loteamento imobiliário;
• Locação de imóveis próprios;
• Importação ou comércio de combustíveis;
• Diversas outras previstas em lei.

Sempre consulte o CNAE para certificar a possibilidade de opção.

Como funciona a estrutura do Simples Nacional?

O Simples Nacional é dividido em cinco anexos, que definem as alíquotas e faixas de acordo com as atividades:

• Anexo I – Comércio: Alíquotas de 4% a 19% conforme a receita bruta anual. Indicado para lojas, supermercados, distribuidoras.
• Anexo II – Indústria: Faixas de 4,5% a 30%. Para indústrias e pequenas fábricas (confecção, montagem, fabricação de peças).
• Anexo III – Serviços diversas: Alíquotas de 6% a 33%. Abrange agências de viagem, escritórios de contabilidade, academias e outros.
• Anexo IV – Serviços específicos: Faixas de 4,5% a 33%. Para limpeza, vigilância, obras e advocacia.
• Anexo V – Serviços de alta complexidade: Alíquotas de 15,5% a 30,5%. Auditoria, jornalismo, tecnologia, publicidade, engenharia, entre outros.

Dentro de cada anexo, há faixas de receita bruta anual de 0 até R$ 4,8 milhões e, a cada faixa, a alíquota e a parcela a deduzir mudam. Veja um exemplo prático do Anexo I (Comércio):

• 1ª faixa: Até R$ 180.000 – 4% (parcela a deduzir: R$ 0);
• 2ª faixa: Até R$ 360.000 – 7,3% (parcela a deduzir: R$ 5.940);
• 3ª faixa: Até R$ 720.000 – 9,5% (parcela a deduzir: R$ 13.860), e assim por diante.

A escolha do anexo é diretamente ligada ao CNAE da empresa e, no caso dos serviços, ao cálculo do fator R, como veremos a seguir.

O que é o fator R?

O fator R serve para determinar se uma empresa do setor de serviços será enquadrada no Anexo III (alíquotas menores) ou Anexo V (alíquotas maiores). Ele avalia a relação entre a folha de pagamento e a receita bruta dos últimos 12 meses. Para calcular:

Fator R = Folha de salários (12 meses) / Receita bruta (12 meses)

Se o resultado for igual ou superior a 28%, a empresa pode ser tributada pelo Anexo III; abaixo disso, obrigatoriamente vai para o Anexo V. Essa diferença impacta diretamente a carga tributária, e é um ponto que analisamos muito nos atendimentos da Viva Contabilidade.

Como calcular a alíquota efetiva?

O cálculo da alíquota efetiva parte da receita bruta acumulada nos 12 meses anteriores. O passo a passo é:

• Encontre o anexo e a faixa correspondente;
• Identifique a alíquota e a parcela dedutível daquela faixa;
• Aplique a fórmula: [(Receita Bruta Anual x Alíquota) – Parcela a deduzir] / Receita Bruta Anual.

Exemplo real:

• Receita bruta anual: R$ 360.000 (2ª faixa Anexo I);
• Alíquota: 7,3%;
• Parcela a deduzir: R$ 5.940;
• Fórmula: [(360.000 x 7,3%) – 5.940] / 360.000 = 5,65%.
• Faturou R$ 30.000 no mês? 5,65% x 30.000 = R$ 1.695 de imposto.

O cálculo deve ser feito mensalmente, pois a movimentação financeira influencia a faixa.

Distribuição dos tributos e situações especiais

Nem todo imposto está no DAS. Por exemplo, o ICMS de substituição tributária deve ser recolhido separadamente em algumas situações. Para calcular corretamente a parte de cada tributo, recomenda-se usar ferramentas confiáveis, como o Portal Contábeis. Também há a fórmula de rateio para saber o percentual de cada imposto dentro do DAS que incidirá sobre a atividade.

Como é feito o pagamento do Simples Nacional?

Todas as guias do Simples Nacional são emitidas no Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). O DAS reúne todos os tributos em uma única cobrança, com vencimento todo dia 20 do mês seguinte ao apurado. Se cair em final de semana ou feriado, o prazo vai para o próximo dia útil. O valor do INSS do empresário já está incluso na parcela do Simples, e é possível que uma empresa tenha mais de uma alíquota, caso desenvolva atividades enquadradas em anexos diferentes.

Limites e sublimites do Simples Nacional

Para 2025, o limite de receita anual para permanecer no Simples Nacional segue em R$ 4,8 milhões. Porém, existe também o sublimite regional de R$ 3,6 milhões. Acima desse valor, a empresa pode ser obrigada a recolher o ICMS e o ISS fora do DAS, diretamente ao Estado ou município. Isso altera um pouco a rotina tributária e exige atenção redobrada do empresário.

Vantagens do Simples Nacional

Em nossos atendimentos na Viva Contabilidade, notamos os principais benefícios relatados:

• Pagamento simplificado em uma única guia (DAS);
• Regularização facilitada caso haja algum débito fiscal;
• Redução do valor total dos tributos em muitos casos;
• Menos encargos sobre a folha de pagamento;
• Acesso facilitado ao juizado especial cível;
• Mais facilidade em participar de licitações e fornecer para o governo;
• Simplicidade para pequenas e médias empresas crescerem dentro da lei.

Simplificar processos é abrir espaço para crescer.

Como optar pelo Simples Nacional?

A opção pelo Simples Nacional é feita de forma digital, direto no portal do regime. O passo a passo básico é:

1. Verificar se cumpre todos os requisitos legais (incluindo a atividade via CNAE);
2. Acessar o Portal do Simples Nacional;
3. Solicitar a opção até o último dia útil de janeiro (caso empresas já existentes), ou até 30 dias após o deferimento da inscrição, para novas empresas;
4. Acompanhar o processamento e aguardar a aprovação;
5. Após aprovação, começar a pagar pelo Simples no mês seguinte.

Motivos de exclusão

Algumas situações geram a exclusão do Simples:

• Ultrapassar o teto de R$ 4,8 mi por ano sem comunicar;
• Alterar a atividade para uma vedada na lei;
• Pendências fiscais com INSS ou entes federativos;
• Ter sócio pessoa jurídica ou sócio residente fora do país;
• Não regularizar dívidas vencidas;
• Manter sociedade em situação restritiva perante o regime.

Desvantagens e limitações

Apesar de tantos benefícios, o Simples também apresenta algumas restrições:

• Obrigatoriedade de desenquadramento ao ultrapassar o limite anual;
• Restrições para sócios: apenas pessoas físicas residentes no Brasil;
• Não pode ter sócio pessoa jurídica ou ser filial de empresa estrangeira;
• Limitações para participação societária e em reestruturações como fusões ou incorporações;
• Vedações quanto a atividades específicas, como citado anteriormente.

Em nossa experiência na Viva Contabilidade, sempre orientamos uma avaliação criteriosa do regime por parte do empresário.

Qual o melhor caminho na hora de escolher?

Assim como qualquer regime, o Simples Nacional pode ser uma oportunidade ou uma limitação, dependendo do perfil da empresa, da projeção de crescimento e do tipo de atividade. O apoio contábil é indispensável para avaliar prós, contras e riscos, garantindo que a escolha não traga surpresas no futuro. Fazendo isso, o gestor pode focar no que realmente importa: desenvolver o seu negócio.

Se deseja segurança e facilidade para crescer de modo estruturado, nossa equipe na Viva Contabilidade está pronta para apoiar você. Fale conosco e descubra como podemos simplificar o lado fiscal do seu negócio!